7 Conseils pour organiser vos fichiers Faites preuve de discipline pour ne plus perdre du temps à rechercher la bonne information parmi des milliers de documents bureautiques que vous avez stockés. Sachez-le, vous ne pourrez pas toujours compter sur le moteur de recherche de votre ordinateur car il ne prend pas en compte votre messagerie, ni le réseau de l’entreprise, ni vos autres appareils, ni le cloud alors imposez-vous une méthode stricte pour une meilleur organisation de vos fichiers. Conseil numéro 1 : Stockez toutes vos données au même endroit Réfléchissez à la façon dont vous pourriez regrouper la totalité de vos documents de travail pour les ranger, et ce, quelle que soit leur provenance (PC, tablette…). Ignorez le traditionnel dossier Mes Documents de Windows : vos fichiers personnels et professionnels y seraient mélangés. Réservez plutôt une partition de votre disque dur au stockage de vos dossiers pros et nommez-la de manière précise : “ D:Travail ”, par exemple. Cet espace séparé subsistera même si un changement de système, une défaillance ou un virus vous obligent à reformater la partition principale “ C: ”. Si vous devez créer vous-mêmes cette partition supplémentaire, faites-vous aider, car c’est une opération assez technique qui peut dépasser vos compétences informatiques. Vous pouvez aussi opter tout simplement pour un disque dur externe. Mais attention ! Ce dernier est susceptible de tomber, de se perdre ou d’être volé. La première mesure à prendre sera de toujours enregistrer vos documents sur cette partition ; ne laissez plus aucun fichier traîner dans votre messagerie ni sur un autre appareil. Ni même dans le cloud ! Celui-ci ne doit vous servir qu’à effectuer des sauvegardes de sécurité (Google Drive ou Sky Drive proposent de synchroniser automatiquement votre disque dur et le cloud) ou à partager des fichiers avec des collaborateurs. Conseil numéro 2 : Définissez une arborescence précise… Les informations vous parviennent de manière désorganisée. Consacrez donc quelques instants à les structurer. Sur votre partition, commencez par définir des dossiers (ou répertoires) associés à une catégorie ou une thématique générale (clients, fournisseurs, projets…). A mesure qu’elle s’étoffe, divisez-la en sous-catégories plus significatives. Dès que la liste des fichiers ne tient plus dans votre écran, établissez des nouveaux dossiers ou sous-dossiers. Enfin, logez dans un document temporaire les fichiers qui ne trouvent pas place dans votre arborescence. Conseil numéro 3 : … et reproduisez-la pour tous vos outils de travail Par souci de cohérence, appliquez exactement la même organisation à la boîte de réception de votre messagerie électronique, à la mémoire interne de votre smartphone, au cloud, etc. Faites de même sur le serveur de l’entreprise ou, du moins, sur l’espace de stockage réservé à votre service. Prévoyez une réunion rapide pour informer tous vos collaborateurs de cette arborescence. Tenez compte de leurs remarques et procédez, si besoin, aux modifications : quelle que soit sa position dans l’entreprise, chacun doit se retrouver dans cette nomenclature. Si elle ne convient qu’au chef de service, l’assistant finira par ne plus la respecter et inversement. Le but est que chacun suive les mêmes règles de rangement afin de pouvoir collaborer plus vite. Conseil numéro 4 : Nommez explicitement les fichiers Lorsque vous sauvegardez chaque fichier, attribuez à chacun un intitulé parlant, ce qui vous dispense de vérifier son contenu si vous le cherchez. Utilisez des noms longs, toujours rédigés selon les mêmes critères, par exemple Client X – Procédure d’accès au bâtiment Y.doc et rangez le document dans les dossier et sous-dossier appropriés. Ne commettez pas l’erreur de croire qu’une appellation sommaire suffit lorsque vous avez déjà défini un dossier Client X et un sous-dossier Bâtiment Y ; dans les résultats d’un moteur de recherche, un fichier Procédure d’accès.doc ne vous dira rien. Faites précéder le nom des fichiers importants par “ _ ” : ils seront listés automatiquement en première position par Windows. C’est une astuce intéressante pour un document que vous modifiez souvent, tel un planning. Enfin, pensez à copier dans le même dossier, et avec le même nom, les courriels qui se réfèrent à un même sujet, client ou fournisseur, afin de retracer plus rapidement l’historique d’un document. Conseil numéro 5 : Triez vos documents pour les retrouver plus vite Dans l’Explorateur de Windows, accessible depuis le menu Démarrer/Ordinateur, des fonctions de tri sont à votre disposition si vous voulez accélérer la recherche des documents. Cliquez tout d’abord sur Changer l’affichage, dans la barre supérieure à droite, et optez pour celui en mode Détails. Placez-vous dans votre répertoire de travail et combinez le tri dans les colonnes Modifié le… et Type pour isoler, à titre d’exemple, un fichier Excel modifié la semaine dernière. Par ailleurs, glissez les répertoires que vous comptez ouvrir fréquemment dans la rubrique Favoris, que vous trouverez dans la colonne de gauche de la fenêtre. Leur visibilité est ainsi améliorée, et vous y accéderez plus rapidement qu’en naviguant dans l’arborescence de vos répertoires. Pour que cette méthode reste efficace, prenez garde à retirer régulièrement des favoris les répertoires de documents qui ne sont plus à l’ordre du jour. Conseil numéro 6 : Procédez à un nettoyage régulier Il n’est pas rare qu’un manager accumule plus de 5 000 fichiers professionnels sur son disque dur ! Or, si on regarde la dernière date d’accès, de 60 à 80 % d’entre eux n’ont pas été ouverts depuis un an. Pour éviter cet encombrement, observez une règle simple : votre dossier de travail ne contiendra que les documents utiles à l’instant T. Supprimez tout le reste. A défaut, si vous ne voulez pas y consentir, archivez les vieux documents dans un dossier spécifique. Mais respectez toujours une arborescence identique à celle de votre dossier de travail. Ensuite, éliminez les doublons, qui vous exposent au risque de modifier, puis d’enregistrer, le mauvais fichier. Conseil numéro 7 : Utilisez mieux le moteur de recherche de votre PC Paramétrez la fonction d’indexation de Windows pour que le système retrouve plus vite vos informations. Pour accéder aux options, saisissez le mot Index dans la zone de recherche du menu démarrer. Cliquez ensuite sur Modifier… pour ajouter la partition ou le répertoire où sont stockés vos documents professionnels. Dans les options avancées, sélectionnez les types de fichiers qui bénéficieront d’une indexation plus poussée, par exemple les “ .doc ” et les “ .xls ”. Dans Types de fichiers, choisissez enfin d’indexer le contenu de ces fichiers : vous pourrez ainsi effectuer vos recherches à l’aide de toute information contenue dans le texte du document et pas seulement dans son intitulé. Comment ? Tout simplement en ouvrant le menu Démarrer et en remplissant le champ situé tout en bas. Dans Windows 8, cette fonction est disponible dans un volet qui apparaît sur la droite de l’écran.
Posted on: Sun, 25 Aug 2013 18:26:22 +0000
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