Dosarul personal al salariatului: Ce nu stiai ca trebuie sa contina Legislatia muncii obliga fiecare angajator sa intocmeasca un dosar personal pentru fiecare salariat, pe care sa-l actualizeze ori de cate ori este necesar. In cazul unui control de la inspectoratul de munca, dosarele angajatilor trebuie prezentate inspectorilor, angajatorii care refuza sa faca acest lucru riscand amenzi de pana la 8.000 de lei. Componenta acestui dosar este relativ cunoscuta, fiecare specialist in resurse umane stiind ca trebuie sa includa obligatoriu actele necesare angajarii, contractul individual de munca si actele aditionale, precum si actele de studii ale angajatului. Totusi, exista si alte documente care trebuie incluse in dosarul salariatului, care nu au fost la fel de vehiculate, astfel ca mai putini sunt cei care le cunosc. Dosarul personal al salariatului este subiect principal dezbatut astazi in cadrul seminarului "Dosarul salariatului: ce trebuie sa contina?", organizat de AvocatNet.ro. Poti citi mai jos declaratiile care se fac chiar in acest moment de lectorii prezenti la eveniment, printre care se numara si reprezentanti ai ITM Bucuresti si ai Inspectiei Muncii. Dezbaterile se refera si la subiecte ca regulamentul intern sau evaluarea salariatilor. Marilena Balabuti - inspector sef adjunct ITM Bucuresti - Orice persoana juridica sau fizica are obligatia sa realizeze si sa transmita Revisal catre ITM. - Nu se mai foloseste notiunea de regulament de ordine interioara, ci notiunea de regulament intern, acesta fiind un element supus inspectiei. - Exista diferente intre vechimea in munca si stagiul de cotizare. Astfel, stagiul de cotizare inseamna cu cat contribuie salariatul in sistemul public de pensii, pe cand vechimea in munca arata cata vechime are salariatul in profesie. - Adeverinte de vechime se folosesc pentru dovedirea vechimii intr-o profesie. - Este obligatoriu pentru angajator sa aiba un regulament intern. Acest document este obligatoriu si pentru institutiile publice, unde exista si personal suspus codului muncii si fucntionari publici. - Nu exista un model standard al regulamentului intern. - Greseala angajatorilor, care au un personal mai putin specializat, este ca fac rost de regulament intern de la o firma cu un obiect diferit de activitate. - Angajatorii nu trebuie sa aiba regulament intern pentru ca vine controlul. Acestia trebuie sa aiba regulament intern pentru ca le este util lor, ajutandu-i sa-si desfasoare activitatea. - Regulamentul intern este al doilea instrument de lucru al companiei. - Regulamentul intern trebuie sa fie un instrument flexibil de lucru, care sa ajute angajatorul sa functioneze. acest document trebuie sa cuprinda toate abaterile disciplinare care pot sa apara in firma. Regulamentul intern difera in functie de reglementarile specifice. - Regulamentul intern trebuie sa fie vazut si de un specialist al legislatiei muncii. - Contractul colectiv de munca la nivel de unitate nu este obligatoriu, ci este obligatorie negocierea contractului colectiv de munca in unitatile care au peste 21 de salariati. Demonstrarea negocierii se realizeaza prin procese verbale de negociere. - Angajatorul are obligatia de a tine evidenta orelor de munca prestate de salariat si de a suspune controlului inspectiei muncii aceasta evidenta ori de cate ori este obligat. - Fiecare angajator se organizeaza astfel incat sa isi tina evidenta in format electronic sau pe hartie. Important este sa existe evidenta salariatilor. - Angajatii sunt obligati sa notifice angajatorul atunci cand isi schimba domiciliul sau resedinta. - De-a lungul vietii, toti avem mai multe contracte de munca si de aceea trebuie sa citim Codul Muncii. - In orice organizatie exista lideri care se vad, formali si informali. Alegerea reprezentantilor salariatilor trebuie sa vina de la salariati, prin vot secret. Eduard Nicolau - Inspectia Muncii Una din clauzele obligatorii din contractul de munca este cea privind conditiile de evaluare. Este un drept al angajatorului sa stabileasca criteriile de evaluare ale salariatilor. Desi nu are un termen la care sa faca evaluarea personalului, in mangementul resurselor umane se recomanda ca evaluarea sa se realizeze anual. - Este obligatorie introducerea clauzei de evaluare a salariatilor in contractul individual de munca si stabilirea continutului acesteia. - Finalitatea evaluarii: daca evaluarea are scopul de a sanctiona salariatul sau de a-l concedia in cadrul unei concedieri colective, atunci evaluarea nu-si atinge scopul. Scopul final al evaluarii este identificarea nevoii de formare profesionala. - Regulamentul intern trebuie sa cuprinda o sectiune privind procedura de solutionare a oricaror reclamatii, petitii, cereri ale salariatului. - Eliberarea la cerere a adeverintelor sau a copiilor dupa documentele existente la dosar se face in termen de maximum 15 zile (termen expres prevazut de lege si nu poate fi mai mare). - Trebuie facuta distinctia intre persoana aflata in intretinere, definita in Codul Fiscal, adica acea persoana care are un venit lunar de pana la 250 de lei si persoana aflata in intretinere care nu are niciun venit. - Rectificarea oricarei erori in Revisal se face in ziua constatarii si se transmite catre ITM in ziua constatarii. - Contractul individual de munca se completeaza anterior inceperii activitatii de munca. Mirela Banu - Finexpert - Dosarul de personal cuprinde totalitatea documentelor pe care le are salariatul. - Formatul dosarului va fi ales de fiecare angajator, dar va contine totusi elemente comune. - Dosarul de personal cuprinde si actele privind cursurile urmate de salariat, care il ajuta pe angajator sa stabilieasca corect functia salariatului. - Adevarinta de vechime justifica perioada lucrata, in conditiile in care nu mai exista carnete de munca. - Dosarul salariatului cuprinde si documentele de resurse umane emise de angajator: fisa de post, anexa obligatorie la contractul de munca. In plus, mai contine modificarile intervenite pe durata activitatii salariatului, modificari constituite printr-un act aditional - Angajatorul este obligat sa aiba un regulament intern, care trebuie sa contina dispozitii privind drepturile si obligatiile anagajatorului si ale salariatilor, dispozitii privind procedura de solutionare a cererilor sau reclamatiilor individuale ale salariatilor, dispozitii privind abaterile disciplinare si sanctiunile aplicabile. - In privinta Revisal: exista situatii in care informatiile se pot sterge. Indicat este sa faceti regulat, salvari ale bazei de date. Alina Musat - Finexpert - Cererile salariatilor pentru concedii de odihna trebuie sa existe la dosarul salariatului. - Salariatul trebuie sa depuna o declaratie care sa cuprinda informatii privind persoanele in intretinere, contul bancar si altele, iar aceasta declaratie va fi inclusa in dosarul salariatului. Nota AvocatNet.ro: Cele mai importante documente pe care trebuie sa le contina obligatoriu orice dosar al unui angajat sunt prezentate in acest articol. - In societatile in care angajatorul ii pune la dispozitie salariatului telefon, masina, laptop, ar trebui sa aiba prevazut in regulamentul intern anumite reglementari cu privire la cine plateste amenzile sau repara masina in caz de accident, numarul de minute pe care le poate folosi salariatul. - In regulamentul intern trebuie mentionat numarul de absente nemotivate. - Din experienta, baza de date a Revisal este vizualizata in mod diferit de angajator si de ITM.
Posted on: Wed, 02 Oct 2013 10:10:41 +0000