Médecins du Monde Belgique Médecins du Monde Belgique au Mali recrute : Un (e) Assistant (e) Administratif (ve) et RH (h/f) Localisation du poste : Bamako, Mali Nature du contrat : CDD, 6 mois renouvelable Entrée en fonction : Dès que possible CONTEXTE Médecins du Monde Belgique (MdM-BE) intervient au Mali depuis 10 ans en soutien au système de Santé malien. Depuis 2012, dans le cadre de la crise humanitaire qui sévit au Nord Mali, MdM-B a développé des projets d’urgence pour répondre aux problèmes sanitaires et nutritionnels sur les régions de Kidal et Gao grâce à une assise historique dans ces zones ainsi que vers les personnes déplacées internes à Bamako suite à cette crise Aujourd’hui, Médecins du Monde Belgique soutient plus d’une vingtaine de centres de santé dans le nord du pays, dont le CSRéf de Kidal et le CSRéf de Ménaka, ainsi que dans le district de Bamako. Nous garantissons un accès aux soins de santé sur base de la gratuité, un dépistage et une prise en charge des cas de malnutrition sévère, et nous maintenons une capacité de riposte aux épidémies. 1. Objectif généraux du poste : Assister le département administratif et ressources humaines dans la gestion et le suivi des dossiers administratifs et de gestion des ressources humaines. 2. Tâches et responsabilités Administration • En charge de la gestion du courrier entrant et sortant (registres), s’assure du bon archivage et que tous les documents déposés pour classement sont complets et achevés : o Maintenir un système de classement rigoureux de toutes les transactions effectuées sous sa responsabilité, o S’assurer que les dossiers des travailleurs contiennent tous les documents et toutes les informations nécessaires (contrats de travail, situation familiale, identité, formations, etc) ; o S’assurer que chaque travailleur possède une carte de service ainsi qu’un ordre de mission en bonne et due forme en cas de déplacement et prépare l’état de perdiem conformément aux procédures en vigueur etc. o Récupérer la carte de service en cas de rupture de contrat ainsi que tous les biens mis à disposition de l’agent par Médecins du Monde en collaboration avec le département logistique ; • S’assurer que toute correspondance est arrivée à destination et en faire le suivi, • En charge d’accueillir et d’écouter toutes les questions en provenance du personnel national et les orienter dans le but de les aider à trouver une réponse la plus appropriée aux problèmes posés • Assurer en appui sur toute la procédure de rédaction des contrats d’emploi, des formalités administratives y afférant, le calcul des salaires (passage du brut au net), du suivi des périodes d’essai, des fins de contrat, o Imprimer les fiches de paie et les états de prestations pour les employés de la base de Coordination à déposer aux finances en même temps que l’ordre de virement bancaire o Préparer toute la documentation pour le paiement des cotisations INPS, et des taxes ITS et TL et s’assure de leur paiement dans le délai ; • Prépare l’état d’avances sur salaires et les enregistrer dans le fichier de paie Apporter un appui à la recherche de documents légaux, et tout autre type de documents et informations liés à l’administration du personnel (les visas, réservation hôtels, billet de voyages etc…) • Assurer un appui sur toute la procédure des absences : suivi de congés annuels, congé de circonstances (maladies….) • Faire le suivi des fiches de présence des travailleurs journaliers à soumettre à la hiérarchie pour la préparation des états de paie; • Préparer les documents nécessaires pour les réunions internes et externes du chef du département et rédiger les PV sur demande, • Assister le département dans la préparation et le suivi des états de paiement pour les différents contrats avec les partenaires de l’administration (conseiller juridique, fiscale, INPS et bailleurs maisons etc) ; • Assister la hiérarchie dans la préparation des documents tout en se rassurant que toutes les procédures, actions sont suivies conformément au ROI de MdM Be et au code du travail Malien. • Proposer en permanence des améliorations pour le travail administratif (procédures, outils …) • En cas d’absence de l’Administrateur national, assister aux réunions des administrateurs des ONGs Ressources Humaines En plus de la gestion de l’adresse (boîte e-mail) de recrutement, apporter un appui à la hiérarchie sur toute la procédure de recrutement (en 7 étapes) et contribuer au briefing d’orientation de nouveaux arrivés : préparer les autorisations de recrutement ; publier les avis de recrutement dans les bases et tous les endroits appropriés; Appui à l’organisation des tests, entretiens, vérification des références et tout autre acte nécessaire pour le recrutement éventuel des agents. • Assister l’administration national à actualiser les différents outils et procédures de gestion de ressources humaines ; • Assister l’administrateur national à tenir la base de données des documents d’évaluation de tout le personnel national MdM BE, les archiver dans les dossiers individuels et à préparer les formations • En collaboration avec l’administrateur national, superviser les nettoyeurs et cuisiniers de MDM BE et les journaliers incluant leurs évaluations 3. Relations hiérarchiques et fonctionnelles • Le poste est basé à Bamako sous la supervision directe de l’Administrateur National (lequel doit se déplacer de temps à autre dans les bases), • Il (elle) est en relation avec tous les services et toutes les bases, • Il (elle) est en relation avec tous les membres du personnel et en premier lieu le personnel de Bamako, • Il (elle) est amené (e) à avoir beaucoup de relations externes : instances officielles, partenaires, avocats, direction régionale du travail de l’emploi et de la formation professionnelle, INPS, AMO) etc.… • Veuille à la confidentialité de tous les documents administratifs et informations mis à sa disposition 4. Divers • Exécuter toute autre tâche administrative et ressources humaines non citée mais qui rentre dans ses attributions et répondant à la bonne marche des activités de la base. 5. Pré-requis : Formation académique et expérience préalable • Un diplôme universitaire (Bac + 2 minimum) de préférence dans les sciences humaines (droit public ou privé, gestion, gestion des ressources humaines), • Une solide connaissance juridique (législation du travail malienne), • Une expérience minimum de 2 ans dans un service de Ressources Humaines est un pré-requis incontournable, • Une expérience concrète des divers domaines de la GRH (contrats, salaires, recrutements, évaluations, mobilité, formations…) est indispensable, Compétences intellectuelles et comportementales • Rigueur, ordre, méthode : pour les classements, l’organisation des bases de données, le suivi des opérations en cours, • Résistance au stress et « multi-tâche »: la survenance constante de questions, interruptions de toutes sortes nécessite une flexibilité intellectuelle et une capacité à travailler en dehors d’un cadre trop «tranquille», • Une attitude d’accueil, d’ouverture à autrui, d’écoute : chaque membre du personnel a droit à recevoir l’attention voulue de la part des GRH, • Une orientation « clients » : le poste est destiné à aider et soutenir le personnel dans son action humanitaire. Autres compétences • Connaissances informatiques : l’usage courant et usuel de la série Windows Office, • Une aisance dans l’utilisation des outils de courriels (Outlook), • Une bonne capacité de rédaction, • Connaissances linguistiques : Français : indispensable, La connaissance d’autres langues parlées au Mali est un atout, CONTACTS : Si vous êtes intéressés, prière de nous envoyer votre cv exclusivement au moyen du formulaire de demande d’emploi à obtenir à l’adresse e-mail suivante : [email protected]; et le renvoyer de préférence par voie électronique accompagné d’une courte lettre de motivation jusqu’au lundi 2 décembre 2013 à 16 heures ou, à défaut, par courrier à déposer à : - Korofina Sud, rue 96 porte 700, BP E 1193 Bamako. - Quartier château, secteur I, Gao - Quartier Etambar, Kidal Seuls les candidats présélectionnés sur base du dossier seront convoqués pour un test écrit et un entretien. Les dossiers déposés ne seront pas rendus.
Posted on: Fri, 22 Nov 2013 20:38:22 +0000
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