Un/une Secrétaire: INTERCONTACT SERVICES Date limite: 14 Juin 2013 INTERCONTACT SERVICES voudrait recruter pour une Ambassade Européenne un (e)Secrétaire. Il/ elle sera chargé (e) de la Réception, du Support Administratif et du Support des Affaires Générales. Il/elle devra justifier d’une expérience de 3 ans, posséder un diplôme de niveau licence, parler et écrire couramment le Français et l’Anglais et maîtriser l’outil informatique. Il/elle devra maintenir un bon climat de travail dans de bonnes relations avec tout le staff.Les termes de référence ainsi que ce communiqué peuvent être consultés sur le site : intercontactservices. Les dossiers de candidature, comprenant une lettre de motivation, un C.V détaillé, les copies des diplômes et certificats, sont à déposer au siège d’INTERCONTACT SERVICES, sis 19 bis Avenue de l’Industrie au plus tard le 14/6/2013 à 17h30’. Le texte de ce communiqué ainsi que les termes de référence sont affichés sur le panneau d’affichage d’INTERCONTACT SERVICES. Les dossiers déposés ne seront pas rendus. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Description du poste A. DETAILS Lieu d’exécution : BUJ Titre de la fonction : Secrétaire Poste : Local Echelle : 5 Nombre d’heures : 40 INFORMATIONS SPECIFIQUES Le/la secrétaire exerce ses activités à l’Ambassade à Bujumbura. Il/elle accomplit un travail de facilitation qui implique un soutien essentiellement administratif dans différents domaines de la coopération au développement. B.1.1 FONCTIONS ET DOMAINES DE RÉSULTATS • Support Administratif • Réception • Affaires Générales _______________________________________________________________________ B.1.2 TACHES Support Administratif • Gérer le courrier • Distribuer le courrier entrant. • Préparer les correspondances des membres du personnel. • Maintenir et mettre à jour la liste des contacts dans Outlook. Gestion de l’ordre du jour. • Proposer et organiser des rendez-vous internes / externes pour le personnel. • Maintenir et mettre à jour les calendriers des employés dans Outlook. Préparation des réunions et des procès-verbaux à la demande des employés • Organiser les réunions des membres du personnel de l’Ambassade, préparer l’ordre du jour et de la documentation. • Rédiger les procès-verbaux. Tâches administratives • Gérer les correspondances courantes concernant les demandes. • Maintenir et mettre à jour les aperçus des demandes reçues et leur score par rapport aux critères. Réception • Répondre poliment au téléphone. • Rechercher les numéros à la demande du personnel. • Répondre aux personnes présentes à la réception. Affaires Générales • Faire des photocopies. • Etablir la liste des présences. • S’occuper des Archives. _______________________________________________________________________ B.2 CADRE DE TRAVAIL - Le règlement interne et les procédures importantes pour faciliter l’exécution des travaux concernés. - Le/La secrétaire prend les décisions en tenant compte de l’importance de l’urgence du courrier et/ ou de coup de téléphone, pour fixer les rendez-vous, pour la prendre les notes et l’établissement des rapports de réunion. _______________________________________________________________________ B.3 CONTACTS - Dans le respect de la hiérarchie, les collaborateurs du département échangent sur les progrès du travail du/de la secrétaire et sur les souhaits, les plans, les options dans le domaine de la gestion et de l’administration. - Avec les tiers (internes et externes), le/la Secrétaire fixe des rendez-vous pour fournir ou prendre les informations. B.4 Compétences requises - Connaître l’outil informatique. - Justifier d’une Expérience dans la manipulation indépendamment des courriers sortants. B.5 COMPETENCES • Initiative • Coopération • Qualité orientée • Integrité • Planificateur/trice et organisateur/trice B.6 NIVEAU ACADEMIQUE / AUTRES FORMATIONS • Posséder un diplôme de Licence. • Parler couramment et écrire le Français et l’Anglais. • Representative (f). • Connaître les logiciels: Windows, Word, Outlook, Internet etc. • Etre compétent dans le maintien d’un bon travail et dans de bonnes relations. • Communiquer aisément avec les autres. • Justifier d’une expérience d’au moins 3 ans dans le domaine du secretariat. C. ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL L’ambassade est constituée d’un Ambassadeur, d’un Chef de Mission adjoint, de 4 expatriés, de 4 conseillers, et de 5 employés. D. PROFIL DU CANDIDAT Le/la bon (ne) candidat (e) pour cette fonction doit avoir suffisamment d’initiative et être doté (e) d’une attitude souple. Il/elle doit être résistant (e) au stress, flexible et être capable de travailler de façon autonome. Il/elle doit justifier d’une expérience de travail dans un environnement international.
Posted on: Sat, 08 Jun 2013 11:33:39 +0000
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