الجزء التاسع : مشاكل وحلول تصميم الجداول المشكلة : أحصل على رسالة خطأ بعد تعيين مفتاح أساسي المفاتيح الأساسية هي العنصر الأهم في قواعد البيانات العلائقية. فهي تضمن أنك لن تدخل سجلات متطابقة وهي تقدم وسيلة لربط المعلومات في جداول مختلفة. بما أن القواعد التي تحكم المفاتيح الأساسية صارمة، فمن السهل حصول مشاكل. إذا لم تعين حقل مفتاح أساسي قبل أن تحفظ تصميم جدول جديد، يذكرك أكسس بذلك ويسألك عما إذا كنت تريد أن تضيف واحداً. تستطيع أن تنقر No لكي تحفظ الجدول بدون مفتاح أساسي ولكن مع نقر Yes تجعل أكسس يضيف حقل AutoNumber اسمه ID إلى الجدول ويعينه كمفتاح أساسي. إذا أدخلت سجلات في الجدول قبل أن تعين مفتاح أساسي وحفظت الجدول، قد ترى رسالة تشير إلى بعض المشاكل. على سبيل المثال، قد تكون أدخلت قيم متطابقة في الحقل الذي تريد أن تعينه كحقل مفتاح أساسي ولكن حقل المفتاح الأساسي يجب أن يكون فريداً. أو أن حقل المفتاح الأساسي في سجل واحد أو اكثر فارغ. لا تستطيع أن تترك قيمة فارغة (Null) في حقل مفتاح أساسي. تعرض لك الحلول التالية كيف تتغلب على هذه المشكلة. اصلاح المشكلة : إذا كنت تحاول أن تعد مفتاح أساسي وحصلت على رسالة حول قيم متطابقة، اتبع الخطوات التالية: 1- على شريط الأدوات انقر الزر Primary Key لكي تزيل تعيين المفتاح الأساسي عن الحقل. 2- احفظ التغييرات في تصميم الجدول، ثم انقر الزر View لكي تبدل إلى معاينة صفحة البيانات. 3- انقر في عمود الحقل الذي تريد أن تستخدمه كمفتاح أساسي، ثم انقر الزر Sort Ascending لكي تفرز السجلات في ذلك الحقل. 4- حدد موقع القيم المتطابقة وحررها بحيث لا تكون متطابقة بعد الآن. 5- انقر الزر View لكي تبدل إلى معاينة التصميم. 6- حدد الحقل الذي تريد أن تستخدمه كمفتاح أساسي، انقر الزر Primary Key. 7- انقر الزر Save. إذا كانت الرسالة تشير إلى أن سجل يحتوي على قيمة خالية Null في حقل المفتاح الأساسي، نفذ ما يلي: 1- انقر الزر Primary Key لكي تزيل تعيين المفتاح الأساسي. 2- انقر الزر Save لكي تحفظ التغييرات في تصميم الجداول، ثم انقر View لكي تبدل إلى معاينة الصفحة. 3- انقر في عمود الحقل الذي تريد أن تستخدمه كمفتاح أساسي، ثم انقر الزر Sort Ascending على شريط الأدوات لكي تعرض السجلات الفارغة في أعلى العمود. 4- أدخل بيانات في السجلات حيث يكون الحقل فارغاً. 5- انقر الزر View لكي تبدل معاينة التصميم. 6- حدد الحقل الذي تريد أن تستخدمه كمفتاح أساسي، ثم انقر الزر Primary Key. 7- انقر الزر Save. هل أحتاج حقاً إلى مفتاح أساسي؟ لا، لست بحاجة لأن تختار مفتاح أساسي من أجل كل جدول جديد. ولكن أكسس يحاول أن يساعدك بتذكيرك عندما لا تكون قد اخترت واحداً، كما أنه يعرض عليك أن ينشئ واحداً من أجلك . في حين لأن المفاتيح الأساسية غير مطلوبة، فهي أمر جيد. إذا كنت تخطط لأن تستخدم الجداول مع جداول أخرى ضمن علاقة، ستحتاج لأن تحدد حقل مفتاح أساسي أو على الأقل فهرس فريد. إن جعل أكسس ينشئ مفتاح أساسي بإضافة حقل إلى جدول مع نوع بيانات AutoNumber يضمن أنه لن يكون هناك سجلان متطابقان وهذه ميزة مهمة في قواعد البيانات العلائقية. إذا حددت كمفتاح أساسي أحد هذه الحقول التي أضفتها إلى الجدول والتي تحتوي على بيانات، فالأمر عائد إليك بأن تتأكد من عدم إدخال قيم متطابقة فيه. المشكلة : أحتاج للتحكم بالأخطاء في البيانات يرتكب البشر أخطاء أثناء إدخال البيانات. مع أكسس، تستطيع أن تحاول منع تخزين الأخطاء مع قيم بيانات صالحة في قاعدة البيانات. بعد أن تصبح البيانات غير الصحيحة أو غير الصالحة في مكانها، يصبح من الصعب العثور عليها وتصحيحها. من المفيد أكثر بكثير إبقاءها خارج قاعدة البيانات في المقام الأول. ماذا يمكن أن تفعل لكي تساعد على ضبط دقة البيانات؟ إذا كانت قيم الحقل يجب أن تكون ضمن نطاق معين أو يجب أن تكون إحدى بنود محددة قليلة من لائحة من القيم، تستطيع أن تطبق قاعدة تحقق من الصحة تحدد القيم المدخلة في الحقل. يتم فرض قاعدة عندما تدخل أو تحرر البيانات في ذلك لكي تشير إلى أنه قد تم إدخال بيانات غير صحيحة.يملك كل جدول خاصية قاعدة تحقق من الصحة تستطيع أن تستخدمها لكي تقارن قيم الحقول وتعين المحظورات. يتم فرض قاعدة تحقق من الصحة من أجل السجل عندما تنتقل إلى سجل آخر. يمكن أن يملك الجدول قاعدة واحدة فقط، للتحقق من صحة سجل، إذا كنت تحتاج لأكثر من معيار واحد،ركب المعايير في تعبير واحد مع عوامل And و Or. اصلاح المشكلة : لكي تعد قاعدة تحقق من صحة حقل، نفذ ما يلي: 1- في إطار قاعدة البيانات، حدد الجدول ثم انقر Design. 2- في إطار تصميم الجداول، حدد الحقل الذي تريد أن تطبق القاعدة عليه، ثم انقر مربع الخاصة Rule Validation. 3- أدخل تعبير يتحكم بالقيم التي يمكن أن يحتوي عليها الحقل، على سبيل المثال، إذا كانت قيمة الحقل يجب أن تكون أقل بسنة من اليوم، أدخل التعبير 0. يمكن أن تحدد القاعدة الحقل على لائحة قصيرة من القيم-على سبيل المثال، Medium OR Large OR Small. تأكد من أن تضم أي نص ضمن علامات اقتباس مزدوجة Rule Validation. 4- انقر في مربع الخاصية Validation Text. 5- أدخل رسالة تشرح ما هو الخطأ في القيمة عندما يتم إدخال قيمة خطأ. لكي تعين قاعدة تحقق من الصحة سجل في جدول، نفذ مايلي: 1- في إطار قاعدة البيانات، حدّد الجدول ثم انقر Design. 2- انقر الزر Properties على شريط الأدوات. 3- في مربع الخاصية Validation Rule، أدخل تعبير للتحقق من صحة السجل. على سبيل المثال، تستطيع أن تدخل تعبير يقارن مقدارين، مثل [SalesPrice]>[UnitPrice]. 4- في مربع الخاصة ValidationText، أدخل نص يشرح القاعدة. بضع تلميحات أخرى حول التحقق من الصحة: إذا أضفت قاعدة تحقق من الصحة بعد إدخال البيانات، يعرض أكسس أن يقوم باختبار البيانات الموجودة مع القاعدة. إذا نقرت NO كاستجابة للعرض، لا تزال تستطيع أن تختبر البيانات لاحقاً وذلك بالتبديل إلى معاينة تصميم الجدول ونقر Test Validation Rules على القائمة Edit. إذا كان المستخدمون يدخلون البيانات في نموذج تستطيع أن توفر عليهم عناء قراءة رسالة الخطأ وذلك بوضع عنصر تحكم تسمية بجانب عنصر تحكم مربع النص يشرح متطلبات بيانات الحقل,. يمكن أن يوفر هذا الوقت بالإضافة إلى إنشاء جو ظريف لأولئك الذين يدخلون البيانات. المشكلة : تملك العديد من السجلات القيمة نفسها في الفهرس تنشئ الفهارس في جداول قاعدة البيانات للسبب نفسه الذي ينشئ فيه المؤلفون فهارس لكتبهم-لكي تستطيع أن تجد الأشياء بسرعة. إذا كان إدخال فهرس في كتاب يشير إلى 100 صفحة مختلفة، فهو لا يقدم مساعدة كبيرة. الشيء نفسه ينطبق على فهارس الجداول. أحد الأسباب لإنشاء فهرس من أجل جدول هو لتسريع الاستعلامات، الفرز وعمليات البحث وذلك ببناء لائحة من القيم أقصر من عدد السجلات في الجدول. يشير الفهرس إلى السجلات التي تملك قيم محددة. إذا كان الحقل الذي أعددته كفهرس من أجل جدول يحتوي على الكثير من السجلات مع القيمة نفسها، لا يسرع الفهرس الاستعلامات، الفرز وعمليات البحث كثيراً. إذا كانت هذه هي الحالة، فأنت تحتاج على الأغلب لأن تعدل الفهرس لكي تضيف حقل آخر. تساعد الفهارس متعددة الحقول على التمييز بين العديد من السجلات التي تمتلك القيمة نفسها في الحقل الأول. تستطيع أن تستخدم حتى 10 حقول في فهرس وحيد. يجمًع الحقل الثاني السجلات التي تملك القيمة نفسها في الحقل الأول وهذا ما ينتج عنه مجموعات أصغر من السجلات تملك قيم الفهرس نفسها في الحقل المركب. إذا لم تكن تريد أكثر من سجل واحد مع القيمة نفسها في الفهرس، تستطيع أن تعد إما خاصية حقل أو خاصية فهرس لمنع المتطابقات. يعرض الحل التالي كيف تحل مشاكل الفهرسة: اصلاح المشكلة : لكي تضيف حقل آخر إلى فهرس موجود، نفّذ مايلي: 1- افتح الجدول في معاينة التصميم. 2- على شريط الأدوات، انقر الزر Indexes. 3- في اللائحة المنسدلة للأسفل Field Name، حدّد أسم الحقل الذي تريد أن تفهرسه أولاً(ShipVia مثلا). 4- في العمود Index Name، غيّر اسم الفهرس الجديد من اسم الحقل إلى اسم معبر أكثر (Route مثلا). 5- انقر في الصف الفارغ التالي في العمود Field Name، ثم حدّد حقل الفهرس الثاني من اللائحة(ShipRegion، مثلا). 6- اترك الصف Index Name فارغاً من أجل الحقل الثاني. 7- في المساحة Index Properties، عين الخاصة Unique على yes إذا كنت تريد أن تمنع القيم المركبة المتطابقة. 8- عين الخاصة Ignore Nulls على yes إذا كنت تريد أن تبقي السجلات مع القيم Null في الفهرس. إرشاد لتوفير الوقت: يمكن أن توفر الوقت بإنشاء حقول سيفسرها أكسس من أجلك تلقائياً.كل ما يتوجب عليك القيام به هو إعطاء الحقل اسم ينتهي بالأحرف ID، key،code أو num. سيتم تعيين الخاصة indexed للحقل تلقائياً على(Duplicates OK) Yes. على سبيل المثال، تستطيع أن تضيف حقل اسمه CompanyCode وستتم فهرسته تلقائياً. إذ أردت أن تضيف أحرف أخرى إلى لائحة الفهارس التلقائية، انقر Options على القائمة Tools وثم انقر علامة التبويب Tables/Queries. في المساحة Table Design، انظر إلى اللائحة في المربع Import/Create AutoIndex On.لكي تشخص تصميم قاعدة بياناتك أكثر، تستطيع أن تضيف تركيبات أخرى إلى اللائحة، مفصولة بواسطة فواصل منقوطة. لا تملك الحقول Memo، OLE Object و Hyperlink خصائص Indexed، لذا لا تستطيع أن تفهرسها بشكل مفرد في تصميم جدول. على كل حال، تستطيع أن تنشئ فهرس على حقل مذكرة بتحديد اسم من اللائحة المنسدلة للأسفل في مربع الحوار Indexed. عادة، لن ترغب في فهرسة حقل مذكرة بسبب أن معظم السجلات بمكن أن تحتوي على بيانات مختلفة في المذكرة. لا تظهر أسماء الحقول OLE Object و Hyperlink في لائحة مربع الحوار Indexed. المشكلة : لا أعرف أنواع البيانات والخصائص التي أختارها في جدول جديد لقد وزعت البيانات بحرص ضمن جداول متعددة من أجل قاعدة البيانات الجديدة ولكن مشكلة اختيار أنواع بيانات الحقول وإعداد خصائص الحقول والجداول لاتزال تواجهك. يوجد هناك مشاكل تحتاج إلى أن تفكر بها إذا كنت تريد أن تنتهي مع قاعدة بيانات فعالة سهلة الاستخدام. إن الاختبار الصحيح لأنواع بيانات الحقول وخصائص الحقل والجداول المناسبة هو أمر أساسي لتبسيط إدارة البيانات. على سبيل المثال يجب أن تفهرس حقل؟ عندما تفهرس جدول حسب حقل، ينشئ أكسس لائحة بقيم الحقل مع مؤشرات إلى مواقعها في الجدول. تسرع الفهارس البحث والفرز بشكل كبير إذا لم يكن هناك قيم مختلفة كثيراً. تتم فهرسة حقل المفتاح الأساسي تلقائياً ولكن تستطيع أن تنشئ فهارس إضافية على حقل واحد أو أكثر. يشرح الحل التالي طرق لفهم أنواع البيانات التي يجب أن تحددها من أجل الحقول في جداولك وما هي الحقول التي يجب أن تستخدمها كفهرس. اصلاح المشكلة : لكي تعرف ما هو نوع البيانات التي يجب أن تختاره من أجل حقل، انظر إلى ما يلي: اختر نوع البيانات هذا من أجل هذا النوع من البيانات Text القيم التي تحتوي على أرقام وأحرف. إذا كنت تخطط لتخزين أرقام فقط ولكنك لا تتوقع أن تقوم بأي عملية حسابية، فإن استخدام نوع البيانات Text هو الأفضل غالباً. Memo القيم النصية متغيرة الطول. تستطيع أن تستخدم أداة مدقق الإملاء على حقول المذكرة تماماً كما قد تفعل مع حقول نصية. Number القيم الرقمية التي تخطط لفرزها أو استخدامها في الحسابات. Currency الحقول التي ستحتوي على قيم نقدية. في الحسابات، يقرب نوع البيانات Currency النتائج إلى منزلتين عشريتين. وهذا ما يمكن أن يساعدك على منع الأخطاء الناتجة عن الطريقة التي تخص فيها الحقول الرقمية القيم Number. AutoNumber لكي تنشئ مفتاح حقل أساسي لا يحتوي على أي شيء من بياناتك الفعلية ولكن سيضمن قيمة فريدة في كل سجل. من الجيد أن تضع حقل AutoNumber في أعلى لائحة الحقول في تصميم الجدول. Data/Time قيم التاريخ والوقت التي تخطط أن تفرز حسبها أو تستخدمها لأداء حساب تواريخ، مثل حساب الزمن بين تاريخين. Yes/No إذا كنت تريد ببساطة مكافئ لعلامة التدقيق في حقل. خصائص الجدول وكيف تعدها: لكي تعد خصائص جدول، انقر الزر Properties على شريط الأدوات مع كون الجدول مفتوحاً في معاينة التصميم. يتم عرض النص الذي تدخله في الخاصة Description في إطار قاعدة البيانات عندما تحدد المعاينة Details. تعين الخاصة Filter معايير التحديد التي يتم حفظها مع الجدول عندما اخترت ان تحفظ التغييرات التي قمت بها في صفحة البيانات. تحدد الخاصة Order By ترتيب الفرز الذي تم حفظه مع الجدول. ما هي الحقول التي تستخدمها من أجل الفهرسة: فكر بالعوامل التالية عند اختيار حقول للفهرسة: 1- الحقول التي تتوقع أن تبحث فيها عن قيم محددة. 2- الحقول التي تتوقع أن تفرز حسبها. 3- الحقول التي تتوقع أن تستخدمها في علاقة مع جدول آخر. يمكن أن يسرع هذه المعالجة إذا كان الحقل مفهرس. إذا لم تكن تريد القيم المتطابقة في الحقل، اختر Yes(No Duplicates) في مربع الخاصة Indexed في إطار الجدول وإلا اختر Yes(Duplicates OK). عندما تعد الخاصية Indexed لحقل على Yes، تتم إضافته تلقائياً إلى اللائحة في مربع الحوار Indexes. تذكر، إذا كنت تتوقع أن يحتوي الحقل على القيمة نفسها في الكثبير من السجلات، لن تساعد الفهرسة كثيراً. فرض قواعدك الخاصة: تملك الكائنات في أكسس إعدادات خاصة افتراضية. يحاول أكسس أن يستخدم الإعدادات التي ستسر كل شخص ولكن لا يجب أن تترك الأمر كما هو. إن نوع البيانات الافتراضي هو Text، كما تستطيع أن ترى عندما تنتقل إلى العمود Data Type بعد أن تدخل اسم حقل جديد في تصميم الجدول. إن حجم الحقل Text الافتراضي هو 50 حرفاً ومن أجل الحقل Number هو Long Integer.بالتأكيد تستطيع أن تغير حجم الحقل على أساس فردي ولكن قد يكون من الأسهل تغيير القيمة الافتراضية إذا كانت قيمة حجم أكبر أو أصغر مناسبة أكثر لعملك. لكي تغير الإعدادات الافتراضية من أجل كل الجداول في قاعدة البيانات، انقر Options على القائمة Tools وثم انقر علامة التبويب Tables/Queris. أدخل رقم من أجل حجم حقل Text وحدد قيمة من لائحة أحجام الحقل Number. غير نوع البيانات الافتراضي إذا أردت ثم انقر OK. حلول سريعة هل لديك مشاكل في محاولة حذف حقل مفتاح أساسي؟ الحل : احذف أولاً العلاقة بين الحقل والجدول الأخرى. 1- على القائمة Tools، انقر Relationships. 2- انقر بالزر الأيمن خط العلاقة بين حقل المفتاح الأساسي والجدول المرتبط به . 3- انقر Delete على القائمة المختصرة. 4- عد إلى تصميم الجدول واحذف حقل المفتاح الأساسي. هل تريد أن تبعد السجلات ذوات القيم الخالية Null ؟ الحل : 1- افتح الجدول في معاينة التصميم. 2- انقر الزر Indexes على شريط الأدوات. 3- حدد اسم الفهرس الذي تريد أن تبعد عنه القيم Null. 4- إذا كان الفهرس لا يملك اسماً، إعد إنشاء الفهرس وسمه. 5- عين الخاصة Ignore Nulls على Yes. الى هنا تم الانتهاء من هذا الجزء وسنوافيكم انشاء الله بالجز العاشر وهو مشاكل وحلول التقارير اختكم المخلصة زهـــــــــره
Posted on: Sun, 22 Sep 2013 22:58:31 +0000
Trending Topics
Recently Viewed Topics
© 2015